Doanh nghiệp A vừa áp dụng ISO...! - đó là câu giới thiệu được nhiều doanh nghiệp đưa ra như một niềm tự hào. Tuy nhiên, liệu ISO có đem lại hiệu quả quản lý thực sự? Đó là câu hỏi không dễ trả lời.
Vào buổi sáng cách đây 6 tháng, Giám đốc công ty A đang phải đứng trước lựa chọn quan trọng - tiếp tục duy trì việc áp dụng ISO 9001 hay dừng. Chỉ vài phút trước, Phó Giám đốc kinh doanh vừa rất bức xúc phàn nàn với ông về việc nhân viên phòng kinh doanh không tập trung vào làm gói thầu rất quan trọng của công ty mà ngay chiều đó phải nộp. Trong khi đó, thư ký nhóm làm thầu lại... đi lo hoàn thiện hồ sơ các dự án đã triển khai trước đó để chuẩn bị cho đợt đánh giá giám sát vào ngày hôm sau. Theo Phó Giám đốc kinh doanh, các thủ tục của ISO đang cản trở tiến độ thực hiện các công việc của kinh doanh. Không những vậy, ông này thẳng thắn: Công ty nên dừng việc áp dụng ISO!
Theo ông giám đốc, đây không phải lần đầu tiên cán bộ của công ty phàn nàn về các phiền hà do việc áp dụng ISO 9001 đem lại. Phòng kinh doanh phàn nàn rằng các thủ tục ISO quá rườm rà, mất thời gian mà không có giá trị gia tăng nào. Phòng kỹ thuật lại cho rằng thủ tục ISO làm giảm sự sáng tạo - cản trở mọi người trong việc thay đổi phương pháp làm việc. Phòng vật tư từ khi áp dụng ISO luôn phải làm thêm giờ vì phải điền dữ liệu vào rất nhiều sổ khác nhau để đủ hồ sơ cho đánh giá ISO. Đại diện lãnh đạo về chất lượng cũng phàn nàn vì thỉnh thoảng lại phải giải quyết các tranh cãi của xưởng sản xuất và phòng KCS. Cả hai đơn vị cùng kiểm tra chất lượng sản phẩm, phòng KCS quyết định là lô hàng sản xuất không đạt nhưng xưởng sản xuất cũng kiểm tra trong quá trình sản xuất và thấy rằng theo tiêu chí của xưởng đề ra thì lô hàng vẫn đạt yêu cầu.
Rõ ràng, có rất nhiều ý kiến cho rằng việc áp dụng ISO đem lại nhiều rắc rối và phiền hà. Tuy nhiên, Giám đốc công ty thấy rằng việc áp dụng ISO cũng đã đem lại nhiều lợi ích cho công ty. Nếu như trước đây, hồ sơ thầu thường xuyên có sai sót, có khi dẫn tới thua thầu chỉ vì những sai sót nhỏ thì từ khi chuẩn hóa quá trình lập và kiểm tra hồ sơ thầu, không còn sai sót phát sinh và tỷ lệ thắng thầu đã cao hơn. Cũng từ khi áp dụng ISO 9001, nhân viên mới được tuyển dụng dễ dàng thực hiện công việc theo đúng yêu cầu vì đã có các hướng dẫn cụ thể cho từng bước thực hiện công việc. Mỗi khi có sự cố về chất lượng, phân xưởng sản xuất có thể tìm ra nguyên nhân rất nhanh chóng để tìm giải pháp khắc phục nhờ tra cứu lại các sổ sách theo dõi quá trình sản xuất. Nhờ đó, chất lượng sản phẩm đã được ổn định hơn và số lần xảy ra sự cố giảm đi trông thấy. Cũng nhờ áp dụng ISO 9001 mà công ty có nhiều thông tin phản hồi của khách hàng về chất lượng sản phẩm và nhờ đó, nhiều sáng kiến cải tiến sản phẩm đã được triển khai và đem lại hiệu quả kinh tế.
Làm thế nào để vẫn giữ được các lợi ích của việc áp dụng ISO và giảm thiểu phiền hà do ISO đem lại? Giám đốc công ty đem câu hỏi này đi hỏi lãnh đạo các công ty đã áp dụng ISO và các đơn vị tư vấn và có được các lời khuyên khá trái ngược nhau. Có lãnh đạo đã quyết định bỏ áp dụng ISO ngay sau khi gặp những rắc rối và cản trở do ISO đem lại. Có lãnh đạo khuyến khích cán bộ kiên trì, bỏ thêm một chút thời gian để cố gắng giữ được chứng chỉ ISO. Và cũng có lãnh đạo đã bỏ thời gian, công sức để tìm hiểu gốc rễ vấn đề và tìm giải pháp khắc phục. Kinh nghiệm thành công được các đồng nghiệp này chia sẻ đã giúp Giám đốc công ty A tìm ra giải pháp để trả lời câu hỏi trên. Ông đã cùng các cán bộ quản lý công ty xây dựng kế hoạch thực hiện trong vòng 4 tháng để cải cách toàn diện hệ thống ISO của công ty. Việc đầu tiên là đưa toàn bộ các tài liệu ISO và các tài liệu phục vụ quản lý của công ty lên mạng nội bộ, đơn giản hóa thủ tục sửa đổi các tài liệu đã phê duyệt, giúp cán bộ nhân viên dễ dàng tìm hiểu và cải tiến các bước thực hiện công việc khi có nhu cầu. Tiếp theo là rà soát lại toàn bộ thủ tục đã ban hành, áp dụng các công cụ của sản xuất tiết kiệm (Lean manufacturing) để làm đơn giản hóa các bước thực hiện công việc trong thủ tục và tạo sự phối hợp công việc giữa các đơn vị một cách mạch lạc. Các biểu mẫu được số hóa dần để các dữ liệu liên quan tới toàn bộ quá trình kinh doanh, mua hàng, sản xuất, kiểm tra chất lượng sản phẩm được đưa lên mạng giúp quá trình phân tích dữ liệu, dự báo sản xuất, phát hiện các vấn đề về chất lượng được thực hiện nhanh và đồng bộ, giảm thiểu việc lưu hồ sơ giấy với dữ liệu vừa không chính xác vừa khó phân tích. Tất cả các công việc cải tiến đều đi kèm chính sách khen thưởng đối với cán bộ tích cực tham gia và có nhiều sáng kiến được áp dụng.
Kết quả sau 4 tháng triển khai kế hoạch cải tiến toàn diện hệ thống ISO, giám đốc công ty đã có thể rất hài lòng vì thay cho các lời phàn nàn trước đây là các ý kiến khen ngợi về các giá trị gia tăng do hệ thống ISO đem lại. Đồng thời, mọi cán bộ nhân viên đều tích cực cải tiến thêm các quy trình thực hiện công việc để hiệu quả cao hơn.
ISO chỉ thực sự hiệu quả nếu doanh nghiệp áp dụng một cách triệt để
Như vậy, ISO 9001 nếu sử dụng khéo léo sẽ đem lại hiệu quả to lớn cho công tác quản lý doanh nghiệp. Ngược lại, nếu áp dụng nửa vời thì có thể có tác động tiêu cực không nhỏ.
VIETCERT CENTRE
