Hướng dẫn về chứng nhận

I. Lựa chọn tổ chức chứng nhận
1. Tại Việt Nam hiện có nhiều tổ chức chứng nhận (TCCN) cung cấp dịch vụ chứng nhận ISO 9000 và chứng nhận các tiêu chuẩn khác như ISO 14000, HACCP, chứng nhận sản phẩm... Các TCCN này có thể là chi nhánh của TCCN nước ngoài, đơn vị sự nghiệp dịch vụ kỹ thuật của các cơ quan nhà nước hoặc Công ty về chứng nhận của Việt Nam.
2. Chứng chỉ của các TCCN đã đăng ký hoạt động tại Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng có giá trị pháp lý như nhau. Việc lựa TCCN nào là tùy thuộc vào nhu cầu của từng đơn vị đăng ký chứng nhận (đôi khi phụ thuộc chủ yếu vào mối quan hệ với TCCN). Một số tiêu chí sau đây có thể được sử dụng để lựa chọn TCCN:
- Danh tiếng của TCCN: TCCN nước ngoài… có nhiều khách hàng tại nhiều quốc gia, vì vậy được nhiều người biết đến. VietCert là TCCN trong nước có nhiều khách hàng và được nhiều người biết đến;
- Chi phí đánh giá chứng nhận: bao gồm chi phí đánh giá chứng nhận lần đầu và chi phí giám sát, duy trì trong 3 năm hiệu lực của chứng chỉ (một số TCCN báo giá thêm phí công nhận, với mức phí tùy thuộc vào dấu công nhận, khoảng từ 25-60 USD). Chi phí đánh giá chứng nhận được tính dựa trên số ngày công đánh giá, ngày công này phụ thuộc vào số CBNV, địa điểm đánh giá và lĩnh vực được đánh giá. Cách tính phí của TCCN hiện nay có sự khác biệt rất lớn, vì vậy cần lấy báo giá từ một số TCCN và trao đổi, thỏa thuận để có mức phí phù hợp;
- Chất lượng của TCCN: Chất lượng hoạt động chứng nhận, chất lượng chuyên gia đánh giá của các TCCN có sự khác biệt. Thường các TCCN danh tiếng kiểm soát vấn đề chất lượng tốt hơn. Đặc biệt là các hoạt động hỗ trợ, chăm sóc khách hàng sau chứng nhận.
- Dấu công nhận: TCCN có thể được công nhận bởi một hoặc nhiều cơ quan công nhận (Accreditation Body). Cơ quan công nhận là tổ chức chịu trách nhiệm giám sát hoạt động của các TCCN nhằm đảm bảo việc chứng nhận ở mọi doanh nghiệp, quốc gia đều có giá trị như nhau. Dấu của cơ quan công nhận thường được sử dụng hiện nay là: UKAS (Anh), RvA (Hà Lan), ANAB (Mỹ), JAS-ANZ (Úc và New Zealand). Dấu của cơ quan công nhận tại Việt Nam là VICAS.

II. Thủ tục đánh giá, cấp chứng nhận lần đầu
1. Khi có nhu cầu đánh giá chứng nhận, tổ chức/doanh nghiệp cần liên hệ TCCN để lấy bộ tài liệu đăng ký chứng nhận như:
- Vản bản mô tả các quy định về chứng nhận ISO 9000 hoặc tương đương;
- Bản đăng ký đánh giá chứng nhận (có thể kèm theo phiếu hỏi hoặc bản tuyên bố về sự phù hợp…);
- Tài liệu giới thiệu về TCCN…
2. Tổ chức/doanh nghiệp cần nghiên cứu các quy định của TCCN và hoàn chỉnh bản đăng ký và gửi các hồ sơ, tài liệu sau cho tổ chức chứng nhận:
- Bản đăng ký chứng nhận; phiếu hỏi và/hoặc bản tuyên bố về sự phù hợp (nếu yêu cầu);
- Sổ tay chất lượng hoặc tài liệu tương đương;
- Cỏ thể thêm các tài liệu khác theo yêu cầu riêng của từng TCCN như: quy trình sản xuất/cung cấp dịch vụ….
3. TCCN sẽ xem xét sự đầy đủ của hồ sơ và có thể đề nghị tổ chức/doanh nghiệp bổ sung hồ sơ khi chưa đáp ứng đầy đủ các quy định.
4. Khi tổ chức/doanh nghiệp đã sẵn sàng cho cuộc đánh giá chứng nhận, TCCN sẽ thành lập đoàn chuyên gia đánh giá bao gồm trưởng đoàn và ít nhất một thành viên khác. Tổ chức/doanh nghiệp được thông báo trước về thành phần đoàn chuyên gia đánh giá, có thể yêu cầu thay đổi chuyên gia đánh giá khi thấy sự tham gia của chuyên gia đánh giá có thể làm ảnh hưởng tới tính độc lập và khách quan của kết quả đánh giá.
5. Cuộc đánh giá sẽ được thực hiện tại tổ chức/doanh nghiệp đăng ký đánh giá. Tài liệu quy định không đầy đủ hoặc quy định mà không thực hiện sẽ bị xem là các điểm không phù hợp. Không phù hợp thường được chia thành 2 loại:
- Không phù hợp nặng (major): Không thực hiện toàn bộ một yêu cầu của tiêu chuẩn hoặc lỗi mang tính hệ thống. Khi có không phù hợp nặng, thường TCCN phải tiến hành kiểm tra việc thực hiện hành động khắc phục tại nơi đánh giá;
- Không phù hợp nhẹ (minor): Lỗi mang tính đơn lẻ.
6. Tổ chức/doanh nghiệp phải tiến hành khắc phục lỗi (trong thời hạn 1-3 tháng tùy từng TCCN). Chứng chỉ có hiệu lực 3 năm được cấp sau khi hoàn thành việc khắc phục lỗi (nếu có).

III. Giám sát và chứng nhận lại
1. Trong thời gian 3 năm của hiệu lực chứng nhận, TCCN sẽ tiến hành đánh giá giám sát việc duy trì sự phù hợp của hệ thống được chứng nhận so với các yêu cầu của ISO 9001:2008. Đánh giá giám sát được tiến hành theo định kỳ 6 tháng/lần, 9 tháng/lần hoặc 12 tháng/lần tùy theo quy định của TCCN và/hoặc sự thỏa thuận giữa TCCN và đơn vị được chứng nhận.
2. Trước khi hết hiệu lực chứng nhận, TCCN sẽ thông báo để tổ chức/doanh nghiệp tiến hành các thủ tục đăng ký đánh giá, cấp lại chứng chỉ mới. Việc đánh giá lại sẽ được tiến hành theo các bước như đối với đánh giá lần đầu. Chứng chỉ cấp lại có giá trị 03 năm tiếp theo.

IV. Sử dụng biểu tượng (logo) được chứng nhận
Tổ chức/doanh nghiệp đã chứng nhận được sử dụng biểu tượng chứng nhận của TCCN và dấu công nhận cơ quan công nhận theo các quy định như sau:
- Được sử dụng biểu tượng được chứng nhận trên các tài liệu như catalogue, báo giá, danh thiếp hoặc trên các phương tiện thông tin đại chúng khác.
- Không được sử dụng biểu tượng được chứng nhận cho các lĩnh vực, địa điểm không thuộc phạm vi được chứng nhận.
- Không được sử dụng biểu tượng được chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng trực tiếp trên sản phẩm (để tránh gây nhầm lẫn với biểu tượng chứng nhận sản phẩm). Khi các sản phẩm được đóng gói trong bao bì lớn thì có thể được sử dụng biểu tượng chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng trên bao bì lớn nhưng phải kèm theo thông tin để làm rõ biểu tượng này là chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng chứ không phải là chứng nhận sản phẩm.
- Biểu tượng chứng nhận phải được tái tạo như hình chuẩn. Khi cần thiết có thể sử dụng biểu tượng dạng một màu đồng nhất, không được phối các màu khác với mầu chuẩn. Biểu tượng có thể được phóng to hay thu nhỏ theo tỷ lệ giữ nguyên hình chuẩn và phải nhìn rõ được.