1. Mục đích
Qui định một cách
thống nhất việc cấp duy trì, mở rộng, thu hẹp phạm vi, đình chỉ và hủy bỏ chứng
nhận Hệ thống quản lý, sản phẩm phù hợp tiêu chuẩn.
2. Phạm vi áp dụng
Qui trình này áp
dụng cho hoạt động giám sát việc duy trì, mở rộng hay thu hẹp phạm vi; đình chỉ
hay hủy bỏ chứng nhận của Vietcert.
3. Định nghĩa, từ viết tắc và tài liệu viện dẫn
a) Định nghĩa và từ viết tắt:
- GCN: Giấy chứng nhận;
- DCN: Dấu chứng nhận;
- KPH: không phù hợp;
b) Tài liệu viện dẫn :
- ISO/IEC 17025: Yêu cầu chung về năng lực của
phòng thử nghiệm và hiệu chuẩn;
- TCVN 7457:2004 (ISO/IEC Guide 65:1996): Yêu cầu
chung đối với các tổ chức điều hành hệ thống chứng nhận sản phẩm;
- ISO 9001: Hệ thống Quản lý chất lượng –
Các yêu cầu;
- QT.05 - Quy trình chứng nhận sản phẩm
- Quyết định 24/2007/QĐ-BKHCN ngày 28/9/2007 của
Bộ trưởng Bộ Khoa học và Công nghệ.
4. Nội dung
a) Quy định chung
- Sau khi chứng nhận, Vietcert sẽ tiến hành giám
sát việc duy trì và thực hiện các yêu cầu quy định đối với Hệ thống quản lý/sản
phẩm được chứng nhận.
- Tổ chức đã được chứng nhận muốn mở rộng hay thu
hẹp phạm vi chứng nhận gửi Đăng ký chứng nhận mở rộng hay thu hẹp phạm vi cho
Vietcert. Và Vietcert sẽ tiến hành đánh giá các yêu cầu đặc thù liên quan đến
mở rộng hay thu hẹp phạm vi.
- Đình chỉ chứng nhận là việc Vietcert sẽ ra quyết
định đình chỉ có thời hạn việc sử dụng chứng chỉ của khách hàng.
- Thu hồi chứng chỉ là việc Vietcert ra quyết định
thu hồi chứng chỉ đẫ cấp nếu khách hàng không tuân thủ các điều kiện về chứng
nhận của Vietcert.
b) Duy trì chứng nhận
- Khách hàng được chứng nhận phải duy trì việc
thực hiện HTQL và duy trì việc chứng nhận trong suốt thời gian hiệu lực của
chứng chỉ;
- Cấp lại chứng chỉ: Sau 3 năm hiệu lực của chứng
chỉ hiện thời, Vietcert tiến hành đánh giá lại toàn bộ HTQL/sản phẩm và cấp
chứng chỉ có hiệu lực 3 năm tiếp theo nếu khách hàng yêu cầu.
c) Mở rộng, thu hẹp phạm vi chứng nhận
- Trong thời gian hiệu lực của chứng chỉ mà khách
hàng được chứng nhận có những thay đổi lớn về: quyền sở hữu; địa điểm; cơ cấu
tổ chức; đại diện lãnh đạo; mở rộng/thu hẹp nhà xưởng, sản phẩm hoặc phạm vi
sản xuất; số lượng nhân viên (trên 30 %); các nguồn lực có tác động quan trọng
đến HTQL và cập nhật tiêu chuẩn thì phải thông báo kịp thời bằng văn bản cho
Vietcert để tiến hành đánh giá mở rộng/thu hẹp phạm vi chứng nhận.
- Tùy mức độ thay đổi, Vietcert sẽ thỏa thuận với
khách hàng về việc tiến hành đánh giá giám sát bổ sung. Mọi chi phí phát sinh
liên quan đến việc đánh giá giám sát bổ sung sẽ do khách hàng chi trả.
d) Đình chỉ chứng nhận
Vietcert sẽ ra
Quyết định đình chỉ tạm thời, nhưng không quá 3 tháng việc sử dụng GCN và Dấu
HC/HQ trong các trường hợp sau đây:
- Tiêu chuẩn/quy chuẩn dùng để chứng nhận được sửa
đổi hay thay thế;
- Sản phẩm được chứng nhận không phù hợp với tiêu
chuẩn/quy chuẩn tương ứng hay vi phạm quy định này;
- Khách hàng sử dụng sai mục đích GCN hoặc Dấu
HC/HQ;
- Các nguyên nhân khách quan có liên quan khác.
Khách hàng có thể
thực hiện các kiến nghị trong thời gian hiệu lực của quyết định đình chỉ tạm
thời và báo cáo kết quả thực hiện bằng văn bản gửi đến Vietcert để quyết định
về việc tiếp tục hiệu lực sử dụng GCN và Dấu HC/HQ đã cấp.
e) Hủy bỏ chứng nhận
Vietcert sẽ hủy
bỏ hiệu lực của GCN, Dấu HC/HQ trong các trường hợp sau:
- Việc giám sát sau chứng nhận (định kỳ hoặc
đột xuất) chỉ ra sự KPH của sản phẩm được chứng nhận đối với tiêu chuẩn/quy
chuẩn áp dụng hoặc điều kiện đảm bảo chất lượng vi phạm quy định này ở mức độ
nghiêm trọng;
- Khách hàng được chứng nhận không tạo điều
kiện để Vietcert giám sát sau chứng nhận;
- Khách hàng được chứng nhận không tuân thủ các
yêu cầu và điều kiện chứng nhận sản phẩm theo quy định này;
- Khách hàng được chứng nhận ngừng sản xuất sản
phẩm được chứng nhận quá 6 tháng;
- Khách hàng được chứng nhận có đề nghị bằng
văn bản không tiếp tục duy trì việc chứng nhận đối với sản phẩm.
- Cơ quan chức năng quản lý liên quan có văn bản
phản ảnh vi phạm của khách hàng được chứng nhận về chất lượng sản phẩm hoặc
điều kiện sản xuất sản phẩm.
VIETCERT CENTRE
