Nguyên tắc chứng nhận chất lượng sản phẩm

1.    Quá trình chứng nhận

 

Chứng nhận sản phẩm là hoạt động chứng nhận sự phù hợp của sản phẩm so với tiêu chuẩn do đơn vị / quốc gia ban hành.

   

2.    Tính bảo mật

 

VietCert cam kết bảo mật tất cả các thông tin kinh tế, kỹ thuật…do tổ chức cung cấp để đăng ký chứng nhận sản phẩm. Các thành viên của VietCert được yêu cầu ký cam kết bảo mật toàn bộ thông tin cho tổ chức khi tham gia vào quá trình đánh giá chứng nhận sản phẩm cho tổ chức.

 

3.    Chứng nhận

 

Tổ chức có sản phẩm được chứng nhận phù hợp tiêu chuẩn khi:

 

-     Có kết quả thử  nghiệm mẫu sản phẩm điển hình phù hợp với các yêu cầu của tiêu chuẩn đăng ký chứng nhận

 

-     Có hệ thống quản lý chất lượng theo các tiêu chuẩn ISO 9000, HACCP,… hoặc hệ thống đảm bảm chất lượng phù hợp với các yêu cầu quy định VIETCERT.

 

-     Việc duy trì chứng nhận sản phẩm phù hợp tiêu chuẩn phụ thuộc vào kết quả đánh giá giám sát định kỳ hệ thống đảm bảo chất lượng và kết quả thử nghiệm mẫu điển hình lấy tại nơi sản xuất hoặc trên thị trường.

 

4.    Đăng ký chứng nhận

 

Tổ chức nộp đơn đăng ký chứng nhận cho sản phẩm mong muốn theo đơn đăng ký chứng nhận sản phẩm của VietCert được xác nhận bởi đại diện có thẩm quyền của tổ chức.

 

Hồ sơ đăng ký chứng nhận sản phẩm bao gồm:

 

-     Bản đăng ký chứng nhận sản phẩm theo mẫu của VietCert;

 

-     Kế hoạch kiểm soát chất lượng và báo cáo về hệ thống/ điều kiện đảm bảo chất lượng đang triển khai tại tổ chức hoặc bản sao chứng chỉ hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9000, HACCP, ISO 22000,..

 

-     Các loại hồ sơ khác: bản sao đăng ký kinh doanh, tiêu chuẩn cơ sở, nhãn bao bì hàng hóa, các chứng chỉ khác (nếu có),….

 

VietCert sẽ tiến hành đánh giá sơ bộ hoặc đánh giá thử nếu khách hàng yêu cầu.

 

5.    Xem xét đăng ký chứng nhận

 

Trước khi bắt đầu đánh giá, VietCert sẽ tiến hành xem xét đăng ký chứng nhận sản phẩm của tổ chức để đảm bảo rằng thông tin đăng ký chứng nhận sản phẩm, điều kiện thử nghiệm của tổ chức và hệ thống đảm bảo chất lượng của tổ chức là đủ điều kiện để tiến hành đánh giá.

 

VietCert và tổ chức đăng ký chứng nhận sản phẩm tiến hành thỏa thuận thống nhất các điều khoản về chi phí chứng nhận và các điều kiện trong quá trình chứng nhận trước khi tiến hành đánh giá.

 

6.    Chuẩn bị đánh giá

 

Dựa trên kết quả xem xét đăng ký chứng nhận, VietCert sẽ lập chương trình đánh giá, thông báo thành phần đoàn đánh giá và chương trình đánh giá đến tổ chức đăng ký chứng nhận.

 

Chuyên gia đánh giá được lựa chọn trên cơ sở đủ năng lực phù hợp cho lĩnh vực được đánh giá và đảm bảo tính khách quan của việc đánh giá. Nếu tổ chức nhận thấy đoàn đánh giá không đảm bảo tính khách quan hoặc một lý do khác hợp lệ cho việc phản đối một chuyên gia đánh giá hay chuyên gia kỹ thuật trong đoàn đánh giá thì khách hàng có thể kiến nghị và VietCert sẽ xem xét thay đổi thành phần đoàn đánh giá cho phù hợp.

 

7.    Đánh giá

 

a)    Đánh giá điều kiện đảm bảo chất lượng của tổ chức

 

Khách hàng có hệ thống quản lý chất lượng được chứng nhận như ISO 9001, ISO 22000, HACCP,…còn hiệu lực trên 12 tháng thì sẽ không phải xây dựng điều kiện đảm bảo chất lượng của tổ chức. VietCert tiến hành đánh giá xác nhận lại hiệu lực của hệ thống.

 

Nếu hệ thống quản lý chất lượng của tổ chức đã được xây dựng nhưng chưa được chứng nhận thì VietCert sẽ tiến hành đánh giá hệ thống QLCL kết hợp với đánh giá sản phẩm. Nếu tổ chức không xây dựng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001, ISO 22000, HACCP,…thì VietCert sẽ tiến hành đánh giá điều kiện đảm bảo chất lượng theo các yêu cầu tại quy định Hệ thống đảm bảo chất lượng – Các yêu cầu.

 

b)    Đánh giá thử nghiệm mẫu điển hình

 

VietCert sẽ chỉ định mẫu sản phẩm điển hình cho kiểu, loại sản phẩm, hàng hóa để thử nghiệm. Số lượng mẫu lấy đủ để tiến hành thử nghiệm và lưu mẫu theo các chỉ tiêu yêu cầu tại các tiêu chuẩn, quy chuẩn và các quy định tương ứng. Mẫu sản phẩm được thử nghiệm tại các phòng thử nghiệm được chỉ định (nếu là yêu cầu bắt buộc) hoặc tại các phòng thử nghiệm (kể cả phòng thử nghiệm của tổ chức) có năng lực được VietCert xem xét và chỉ định và được khách hàng đồng ý chấp nhận trước khi tiến hành thử nghiệm. Kết quả thử nghiệm được gửi về VietCert để đánh giá sự phù hợp các đặc tính của sản phẩm, hàng hóa thử nghiệm và phương pháp thử nghiệm theo các tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật và các quy định tương ứng.

 

Kết quả đánh giá sẽ được lập thành báo cáo đánh giá và thông báo cho tổ chức để khắc phục trong thời hạn quy định. Sau thời hạn quy định, nếu tổ chức không thực hiện khắc phục những điểm không phù hợp theo báo cáo đánh giá thì kết quả chứng nhận sẽ bị hủy bỏ và tổ chức phải chịu toàn bộ chi phí cho việc tiến hành đánh giá lại.

 

8.    Quyết định chứng nhận

 

VietCert sẽ đưa ra quyết định chứng nhận trên cơ sở đánh giá các bằng chứng và kết luận đánh giá hệ thống đảm bảo chất lượng và kết quả thử nghiệm mẫu điển hình cũng như các thông tin liên quan khác.

 

Giấy chứng nhận sản phẩm cấp cho tổ chức sẽ có hiệu lực tối đa là 03 năm kể từ ngày ký, tổ chức phải chịu sự giám sát trong năm đầu và năm thứ 2 và đánh giá chứng nhận lại trong năm thứ 3 trước khi hết hạn chứng nhận.

 

Hồ sơ chứng nhận sản phẩm bao gồm:

 

-     03 bản gốc chứng chỉ chứng nhận (1 bản A3 và 2 bản A4)

 

-     01 bản mềm logo chứng nhận sản phẩm

 

9.    Duy trì chứng nhận

 

Giám sát định kỳ HTQL

 

Trong thời hạn còn hiệu lực của chứng chỉ chứng nhận sản phẩm, định kỳ 6 tháng hoặc 12 tháng hoặc đột xuất nếu cần thiết VietCert sẽ tiến hành đánh giá giám sát nhằm xác nhận sự duy trì và thực hiện các yêu cầu đối với sản phẩm được chứng nhận. Việc lựa chọn chu kỳ đánh giá giám sát là quyết định của VIETCERT hoặc / và khách hàng. Việc duy trì chứng chỉ phụ thuộc vào kết quả đánh giá giám sát.

 

Giám sát đột xuất, mở rộng, thu hẹp phạm vi HTQL:

 

Trong thời gian hiệu lực của chứng chỉ, nếu tổ chức được chứng nhận có những thay đổi lớn về quyền sở hữu, địa điểm, cơ cấu tổ chức, đại diện lãnh đạo, mở rộng hoặc thu hẹp khu vực hoạt động/ sản phẩm/ dịch vụ, số lượng nhân viên, các nguồn lực có tác động quan trọng đến chất lượng sản phẩm và cập nhật tiêu chuẩn thì phải thông báo kịp thời bằng văn bản cho VietCert để tiến hành đánh giá mở rộng hay thu hẹp phạm vi chứng nhận.

 

Tùy mức độ thay đổi, VietCert sẽ thỏa thuận với khách hàng về việc tiến hành đánh giá giám sát mở rộng hay thu hẹp. Phạm vi mở rộng hay thu hẹp phải được xem xét và khẳng định sự phù hợp với tiêu chuẩn chứng nhận do tổ chức đề nghị.

 

Mọi chi phí phát sinh liên quan đến việc mở rộng/ thu hẹp/ đột xuất sẽ do khách hàng chi trả.

 

Cuộc đánh giá đột xuất được tiến hành khi: có sự phản ánh, khiếu nại từ khách hàng của tổ chức hoặc các bên liên quan đến sản phẩm đã được chứng nhận, hoặc khi VietCert có quyết định khôi phục hiệu lực chứng nhận của tổ chức đã bị đình chỉ trước đó, hoặc theo yêu cầu của các bên có thẩm quyền.

 

10.  Đình chỉ, thu hồi chứng chỉ

 

VietCert sẽ ra quyết định bằng văn bản đình chỉ có thời hạn việc sử dụng chứng chỉ của tổ chức đã được VietCert chứng nhận hệ thống quản lý trong các trường hợp sau:

 

-     Sản phẩm được chứng nhận của tổ chức không thỏa mãn một cách liên tục hoặc nghiêm trọng các yêu cầu chứng nhận;

 

-     Sản phẩm đươc chứng nhận không duy trì sự phù hợp với các tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật tương ứng;

 

-     Không tuân thủ việc tiến hành đánh giá giám sát theo tần suất yêu cầu;

 

-     Sử dung sai mục đích giấy chứng nhận chất lượng hoặc dấu chất lượng của VietCert;

 

-     Có khiếu nại nghiêm trọng từ cá nhân, khách hàng sử dụng sản phẩm của tổ chức;

 

-     Không thanh toán đầy đủ chi phí chứng nhận theo thỏa thuận.

 

Tổ chức được chứng nhận phải tiến hành các hành động khắc phục theo thời hạn quy định của VietCert và VietCert sẽ tiến hành xem xét tất cả các bằng chứng thích hợp để ra quyết định khôi phục lại chứng chỉ hoặc hủy bỏ/ thu hồi chứng nhận trong trường hợp:

 

-     Tổ chức không giải quyết được các vấn đề dẫn đến đình chỉ hiệu lực của chứng chỉ trong thời hạn quy định của VietCert;

 

-     Tổ chức bị phá sản;

 

-     Tổ chức ngừng sản xuất sản phẩm được chứng nhận quá 12 tháng;

 

-     Theo đề nghị của tổ chức.

 

Việc đình chỉ, thu hồi/ hủy bỏ chứng chỉ sẽ được VietCert thông báo trên website chính thức của VietCert.

 

11.  Chứng nhận lại

 

Hết hiệu lực của chứng chỉ, VietCert sẽ tiến hành đánh giá chứng nhận lại để xác nhận sự phù hợp liên tục và tính hiệu lực của toàn bộ hệ thống quản lý cũng như tính thích hợp liên tục và khả năng áp dụng đối với phạm vi chứng nhận.

 

Thời gian tiến hành đánh giá chứng nhận lại là 1 tháng trước khi hết hiệu lực của chứng chỉ chứng nhận.

 

12.  Khiếu nại

 

VietCert cung cấp quy trình giải quyết khiếu nại, phản hồi khách hàng trên trang web chính thức của VietCert. Tổ chức đăng ký chứng nhận có thể khiếu nại về các quyết định của VietCert trong quá trình chứng nhận hoặc các thông tin phản hồi về dịch vụ chứng nhận của VietCert. VietCert sẽ giải quyết mọi khiếu nại, phản ánh liên quan đến hoạt động chứng nhận của VietCert theo trình tự thủ tục đã công bố.

 

13.  Chi phí

 

Tổ chức đăng ký chứng nhận phải trả đầy đủ các chi phí liên quan đến quá trình đánh giá chứng nhận sản phẩm, thử nghiệm sản phẩm, thử nghiệm lại (nếu kết quả thử nghiệm sản phẩm không đạt yêu cầu), đánh giá giám sát và các chi phí khác theo thỏa thuận tại hợp đồng chứng nhận.

 

Khách hàng phải chịu chi phí đánh giá lại trong trường hợp kết quả chứng nhận bị hủy bỏ do không tiến hành các hành động khắc phục trong thời hạn quy định.

 

Đối với việc thẩm tra hành động khắc phục khi cần thiết, khách hàng phải chịu toàn bộ chi phí cho việc ăn ở, đi lại của chuyên gia.

 

Quy định tính phí đánh giá chứng nhận sản phẩm được quy định cụ thể như sau:

 

Mục

Đơn giá

Số Manday

Tổng chi phí (VNĐ)

(1)

(2)

(3) = (1) x (2)

1.     Phí công nhận

Chi phí công nhận phân bổ trên số chứng chỉ / năm

(4)

2.     Phí đánh giá

 

 

(8) = (5) + (6) + (7)

Ngày công đánh giá

 

 

(5)

Chi phí đi lại

 

 

(6)

Chi phí ăn ở cho chuyên gia

 

 

(7)

3.     Chi phí thẩm xét hành động khắc phục

 

 

(12) = (9) + (10) + (11)

Ngày công đánh giá

 

 

(9)

Chi phí đi lại (nếu có)

 

 

(10)

Chi phí ăn ở cho chuyên gia (nếu có)

 

 

(11)

4.     Chi phí khác

 

 

(13)

Tổng

 

 

(14) = (4) + (8) + (12) + (13)

Thuế VAT (5%)

 

 

(15)

Tổng cộng

 

 

(16) = (14) + (15)

 

Ghi chú:

 

-     Số ngày công được tính là số ngày công đánh giá thực tế tại hồ sơ xem xét hợp đồng.

 

-     Đơn giá ngày công do Giám đốc quyết định theo từng năm

 

-     Chi phí ăn ở, đi lại tính theo thực tế tại từng thời điểm và quy định của VietCert

 

-     Chi phí công nhận phân bổ được tính bằng chi phí công nhận hằng năm / số lượng chứng chỉ trong năm dự kiến.

 

-     Tổng chi phí đánh giá chứng nhận trên không bao gồm phí phân tích thử nghiệm và vận chuyển mẫu. Phí này do khách hàng chi trả trực tiếp cho phòng thử nghiệm.

 

 

ĐÁNH GIÁ, NHẬN XÉT
Nhận xét

Có thể bạn sẽ thích?